PROTOCOL CANAL DENUNCIANT

1. OBJECTE

L’objecte del present document és definir el sistema d’actuació davant de situacions d’il·legalitat que es puguin produir en l’àmbit empresarial i concretament:

1.- Establir un Canal de Denúncies /queixes per conductes indegudes o il·legals de forma confidencial i anònima, i si s’escau, eficaç.

2.- Protegir a l’informant que informi sobre accions o omissions que constitueixin infraccions del Dret de la Unió Europea o que puguin constituir infraccions penals o administratives greus o molt greus

3.-Enfortir la cultura de la informació i integritat d’Indus (Participació activa)

4.- Crear mecanismes de prevenció i detecció

2. ESPERIT DE LA LLEI

Altres objectius i finalitats de la present Llei són:

• Potenciar la Col·laboració Ciutadana = Eficàcia del Dret
• Immiscir-se i fer partícip de l’obligació dels ciutadans en assumptes d’interès públic (Llei d’Enjudiciament Criminal)
• Protegir l’informant davant de possibles represàlies
• Establir un canal d’informació intern a l’àmbit empresarial eficaç i preventiu
  • Instaurar una concepció positiva de l’alertador
  • Informar sobre els processos dels canals interns a les empreses i externs d’Autoritat Competent (AAI, autoritat independent de protecció a l’informant

3. SUPÒSITS (ÀMBIT OBJECTIU)

1.- Vulneració de la Normativa europea, Directives i Annex Directiva 2019/1937

2.- Perjudicar Interessos Financers

3.- Vulneració de la Normativa Fiscal, societats, obtenció d’avantatges fiscals

4.- Infraccions Penals

5.- Infraccions administratives greus o molt greus

Supòsits Exclosos de l’àmbit objectiu:

• Informació Classificada
• Advocats i metges: deure de confidencialitat amb el client
• Cossos de seguretat
• Conflictes laborals
• Conflictes personals
• Assetjament

Possibles Exemples Denunciables:

1.- Frau comptable (blanqueig de capital, falsificació documental privada o pública)

2.- Robatori de material d’Oficina o d’expedients amb informació de valor industrial

3.- Existència de treballadors sense contracte laboral.

4.- No atendre drets de LOPD o bé cedir dades sense consentiment.

4. ABAST (ÀMBIT SUBJECTIU)

Aquesta normativa afecta als informants que treballin al sector privat o públic i que obtinguin informació sobre infraccions en un context laboral o professional:

• Empleats
• Autònoms
• Accionistes, òrgans d’administració, direcció
• Contractistes, subcontractistes, proveïdors
• Relació laboral no començada o finalitzada
• Becaris, entrevistats, voluntaris, processos de selecció o negociació
• Mesures de protecció ampliable a les persones físiques que assisteixen a l’informant, companys de feina, familiars
• Persona jurídica que hi tingui relació

5. ENTITATS OBLIGADES

1.- Empreses amb més de 50 treballadors

2.- Menys de 50 treballadors però determinats sectors com mercats financers, o on hi pugui haver blanqueig de capitals, finançament del terrorisme, seguretat en el transport, delictes contra el medi ambient.

3.- Sectors específics com partits polítics, sindicats, organitzacions empresarials.

L’establiment del canal intern l’ha d’implementar l’Òrgan d’Administració de l’empresa amb la consulta prèvia als representants dels treballadors, si s’escau.

6. REFERÈNCIES LEGALS

• Directiva 2019/1937 de Protecció per a les persones que informin sobre infraccions del dret.
• Article 31 Bis del Codi Penal
• Llei 2/2023 protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció
• Llei 39/2015 d’1 d’octubre del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPAC)
• Legislacions sectorials:
• Lluita contra el frau (Reglament Europeu núm. 883/2013 del Parlament Europeu
• Llei 10/20210 de 28 d’abril de blanqueig de capitals i finançament del terrorisme
• Llei 10/2014 d’Entitats de Crèdit -articles 116 i 119-
• Llei 10/2022 de Llibertat sexual
• Disposició Addicional 12a Llei 15/2007 de Defensa de la Competència
• Llei Orgànica 8/21 sobre la Infància -articles 19 i 52-
• Llei 6/2023 de mercat de valors
• Conveni Col·lectiu del Sector, si és el cas.

7. ARTICLE 31 BIS DEL CODI PENAL

L’article 31 Bis del Codi Penal diu

«En els supòsits previstos en aquest Codi, les persones jurídiques seran penalment responsables:»

Si el delicte és comès per les persones indicades a la lletra a) de l’apartat anterior, la persona jurídica queda exempta de responsabilitat si es compleixen les condicions següents:

1a l’òrgan d’administració ha adoptat i executat amb eficàcia, abans de la comissió del delicte, models d’organització i gestió que inclouen les mesures de vigilància i control idònies per prevenir delictes de la mateixa naturalesa o per reduir-ne significativament el risc de la comissió;

2a la supervisió del funcionament i del compliment del model de prevenció implantat ha estat confiada a un òrgan de la persona jurídica amb poders autònoms d’iniciativa i de control o que tingui encomanada legalment la funció de supervisar l’eficàcia dels controls interns de la persona jurídica; […]”

8. FIGURES I RESPONSABILITATS

Òrgan d’Administració o Direcció: Òrgan que s’encarrega de promoure les condicions ideals per prevenir delictes dins de l’empresa i el seu entorn laboral i crear i fer eficaç el canal intern d’informacions que eviten i fomentin la participació i la col·laboració dels informants sense que rebin represàlies per aquest motiu.

Gestió externa: DPO: Figura externa o interna que desenvolupa mitjançant contracte de serveis -extern- la gestió del canal intern i la seva instrucció, decidint-ne en funció del cas, la inadmissió o l’admissió, i en aquest supòsit, l’inici d’accions d’investigació fins a l’informe o resolució final o l’arxiu.

El DPO s’encarregarà entre altres obligacions, d’explicar el funcionament del canal intern als empleats i contribuirà a que aquest sigui eficaç, àgil i se’n respecti la independència i la confidencialitat i l’anonimat de l’informant, si escau.

També ha de transmetre a la direcció la informació sobre els supòsits presentats que puguin ser constitutius d’infraccions penals, administratives greus o que contravinguin la normativa europea.

Autoritat o organisme extern públic: Entitat responsable de caràcter públic on l’informant o afectat pot dirigir les seves denúncies o informacions i té potestat sancionadora. En el cas de Catalunya, seria l’ Oficina Antifrau de Catalunya. Telèfon: 93 554 55 55.

Ministeri Fiscal: Entitat Pública a què el responsable del Canal Intern pot derivar els fets en funció de la seva gravetat i de si constitueixen un delicte o responsabilitat penal.

Informants o empleats: Tenen la possibilitat de comunicar mitjançant el canal intern qualsevol fet que suposi una responsabilitat legal, administrativa o penal dins de l’empresa.

Gestió és la recepció d’informacions: Òrgan intern o extern que bàsicament centralitza les admissions o les inadmissions de possibles supòsits de denúncia per part dels informants i posa a disposició les vies de comunicació escrites i verbals.

9. DEFINICIONS

Informant o denunciant: Persona que posa a disposició de l’empresa, comunica o revela informació o documentació que acredita la possibilitat que s’estigui cometent una il·legalitat i es realitzi per les vies assenyalades al canal intern.

Represàlia: Es consideren represàlies les mesures que adopti una empresa contra un informant en forma de:

(i) suspensió del contracte de treball,

(ii) acomiadament o extinció de la relació laboral (incloent-hi la no renovació o la terminació anticipada d’un contracte de treball temporal una vegada superat el període de prova),

(iii) imposició de qualsevol mesura disciplinària,

(iv) degradació o denegació d’ascensos,

(v) modificació substancial de les condicions de treball i

(vi) la no conversió d’un contracte de treball temporal en un d’indefinit, en cas que el treballador tingués expectatives legítimes que se li oferiria un treball indefinit, entre d’altres.

Revelació Pública: La posada a disposició del públic d’informació sobre accions o omissions en els termes previstos a la Llei.

10. DESENVOLUPAMENT DEL CANAL INTERN

La Direcció d’Indus ha de promoure totes les actuacions de prevenció, informació, formació i sensibilització dels seus empleats o afectats per la Llei, perquè puguin informar en relació amb les possibles comissions de delictes que puguin succeir dins de l’empresa i per tant impulsar-ne la investigació pel canal intern.

La implementació d’aquest Canal Intern implica les accions següents:

• Realització de sessions formatives per a tots els empleats d’Indus o de qualsevol persona que estigui prestant serveis en el despatx.
• La confecció d’un protocol d’actuació del Canal Intern i l’exposició a través del web corporatiu , si escau.
• La comunicació de les vies concretes per poder presentar informacions o denúncies (verbals o escrites)
• Creació d’un registre intern on es guarden cadascun dels processos iniciats.
• Creació de models de presentació , protocol processal.
• Estratègia publicitària i comunicativa a través de Circulars i correus electrònics
• Desenvolupar un canal eficaç i amb resposta ràpida. Per això es divideix principalment en dues fases, la de gestió de l’admissió de denúncies o no, i la instrucció del supòsit concret fins a l’informe final.

11. GESTIÓ DEL CANAL INTERN

1. A) Vies que l’empresa posa a disposició dels informants:

1.- Escrites:

Per correu postal : C/ Dos de Maig 26 A, 08912 Badalona (Barcelona).

Per correu electrònic: denuncia@redprodat.com

2.-Verbals:

Línia d’atenció telefònica: 93 19 33 321 (Missatge de veu facilitant telèfon i nom)

3.- Entrevista o Reunió presencial – (cal concertar cita)

S’haurà de gravar i fer transcripció completa de la conversa. S’oferirà la possibilitat de rectificar la transcripció.

1. B) Com es poden presentar els canals de denúncia:

A través del model que l’informant rebrà al curs formatiu en format paper. (Empleats)

A través del mateix model que estarà disponible a la web corporativa a Canal de Denúncies.

Subsidiàriament presentant escrit als canals assenyalats o dirigint-se al DPO (Delegat de Protecció de Dades).

1. C) Protecció de la confidencialitat i l’anonimat

L’informant, entre altres drets, té la possibilitat de sol·licitar expressament que se’n respecti l’anonimat i no se’n reveli la identitat.

Com es garanteix?

En primer lloc, fent una gestió externa del Canal Intern a través de DPO, figura que té obligació de confidencialitat i anonimat d’informant i de qui alhora l’empresa n’ha de salvaguardar la independència en tots els supòsits.

Realitzar una duplicitat d’expedients, diferenciant sempre l’expedient sense dades personals de l’informant i només identificat, per un codi d’expedient que dissocia la informació, de l’expedient complet que pot contenir, si escau, la informació personal del denunciant.

No es descarta a curt termini la implementació de programari específic.

1. D) Exemples d’informació necessària per a una denúncia correcta:

• Identitat del denunciant. Quan no és anònima: Nom complet, DNI, email/telèfon i lloc segur on rebre notificacions, relació amb Indus o no.
• Relat dels fets presumptament delictius
• Persones afectades
• Persones que també poden tenir coneixement dels fets.
• Proves legitimes, si és el cas, que corroborin els fets apuntats
• Manifestació expressa de renúncia a un justificant de recepció de l’inici de l’expedient
• Signatura

1. E) Qui rep i gestiona les denúncies dins de l’organització:

L’empresa opta per la modalitat de gestió externa del Canal, mitjançant contracte de serveis amb figura independent i autònoma.

Les denúncies a través del canal intern són rebudes pel delegat de protecció de dades de l’empresa actual (DPO).

L’actual DPO és l’advocat Santiago Zamora, col·legiat 27.155 del Col·legi d’Advocats de Barcelona. (denuncia@redprodat.com)

1. F) Que succeeix amb la denúncia una vegada rebuda i el procediment d’admissió a tràmit:

El procediment comença a partir de la presentació d’un escrit o model facilitat, on es comunica una presumpta il·legalitat comesa dins de l’empresa, pels canals ja inicats..

Una vegada rebuda la denúncia, el DPO ha de valorar amb la màxima celeritat si els fets comunicats són objecte d’aplicació d’aquesta Llei. El DPO primer determinarà l’admissió o inadmissió -rebuig- de la denúncia.

En segon lloc, el DPO, contestarà al denunciant enviant un justificant de recepció en un termini de 7 dies, que acrediti la recepció de la denúncia, llevat que l’informant renunciï expressament a aquest dret o bé pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació.

En tercer lloc, en cas d’admetre la denúncia, el DPO informarà del termini de tres mesos per donar resposta a les actuacions de recerca, o d’una pròrroga de 3 mesos en cas de supòsits complexos.

En quart lloc, es farà un Registre de la presentació amb data de recepció, codi d’identificació, actuacions desenvolupades, mesures adoptades i data de tancament.

12. POSSIBLES DRETS A CANALS INTERNS

• Dret a decidir si la comunicació és anònima o no
• Presentació verbal o per escrit
• Possibilitat d’indicar dades personals necessàries d’identificació i on rebre les comunicacions
• Dret a renunciar a rebre comunicacions
• Dret a comparèixer amb advocat
• Possibilitat de compareixença telemàtica
• Drets de LOPD
• Dret a ser informat sobre l’estat de la denúncia i tramitació (tot i que no és el denunciant)

13. ADMISSIÓ A TRÀMIT

El DPO, després d’una anàlisi de les dades objectives, i després d’un contacte amb les persones que es puguin veure afectades, si s’escau, ha d’admetre o no la denúncia a tràmit.

El DPO no ha d’admetre a tràmit la denúncia, per no complir les condicions exigides o per no trobar-se dins dels supòsits que preveu la normativa.

En aquest cas, emetrà informe raonant els motius i comunicant-ho a l’empresa i al denunciant, llevat que es renunciï a qualsevol comunicació.

Supòsits per a no admissions:

• Fets falsos
• Fets no constitutius d’infracció
• Comunicació sense fonament o obtinguda il·legalment (coacció)
• Comunicació no nova d’un expedient que està arxivat

En cas que el DPO admeti a tràmit el cas, de conformitat amb el procediment legal establert, ha de:

• A part de l’acusament de recepció, en el termini de 7 dies, informar del termini de recerca i registrar l’entrada de la denúncia.
• Informar sobre tots els aspectes rellevants com: Autoritat Competent, drets, terminis, ampliació del termini (si s’escau), mantenir la comunicació amb l’informant (contrastar informació o requerir informació addicional).
• Informar de la denúncia i donar la possibilitat d’expressar-se a la persona afectada pel fet il·lícit. (Protegir el bon fi de la investigació)
• Garantir la confidencialitat per part de qualsevol persona que tingui coneixement d’una denúncia -l’informant no utilitza el canal adequat- (Es comunica a Comptabilitat, p. ex.)
• Respectar la presumpció d’innocència i honor
• Enviar la denúncia al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat o Fiscalia Europea, si hi ha fets indiciaris constitutius de delicte.

L’admissió o la no admissió es realitzarà en termini de 5 dies hàbils.

14. PROCEDIMENT D’INSTRUCCIÓ/INVESTIGACIÓ

Aquesta fase suposa qualsevol actuació encaminada a comprovar la versemblança dels fets relatats.

Es practicaran totes les proves de caràcter documental i testificals necessàries . Totes es realitzaran amb la màxima rapidesa, i es vetllarà per la confidencialitat de tots els implicats.

No es pot comunicar la identitat del denunciant als afectats per la denúncia. (Confidencialitat)

Els empleats i persones afectades per la normativa estan obligats a col·laborar amb la investigació, quan siguin requerits.

L’investigat gaudirà del tràmit d’audiència, on se li facilitarà informació concisa.

L’afectat podria formular al·legacions per escrit, o es podrà fixar una entrevista. Podrà exposar la seva versió dels fets i aportar-ne prova, si ho considera pertinent.

Disposarà, segons el cas, dret a comparèixer assistit d’ advocat.

Es respectarà la presumpció d’innocència en totes les actuacions d’investigació.

Es poden proposar mesures cautelars de protecció a l’Òrgan de Direcció o Administració, per a l’informant o afectat.

15. TERMINACIÓ DEL PROCÉS

Quan finalitzi la investigació i es concloguin totes les actuacions, s’emetrà un informe amb els continguts següents:

• Exposició de fets relatats, codi d’identificació i data registre
• Classificació de la comunicació i la seva prioritat
• Actuacions realitzades per comprovar la veracitat dels fets
• Conclusions assolides en la instrucció i valoració de les diligències i indicis que les sustenten

Emès Informe s’adopta la decisió següent:

1.- Arxiu de l’expedient es fa saber a l’informant i la persona afectada. En cas que no hi hagi evidències d’infraccions de la normativa. (acció o omissió)

2.- Remissió al Ministeri Fiscal

3.- Trasllat de les actuacions a l’Autoritat Competent, per si s’ha produït un supòsit sancionador del Títol IX de la Llei. (per exemple si no funciona el canal intern o s’han produït represàlies, p.ex.)

Es preveu que un cop s’acabi la investigació, l’Informe es faci en un període no superior a 7 dies hàbils.

16. POSSIBLES MESURES DE SUPORT DAVANT DE REPRESÀLIES

• Protegir l’anonimat de l’informant, si s’escau, i la confidencialitat
• Informació i assessorament complets i independents, públics i gratuïts, sobre tots els processos, recursos, drets i protecció
• Assistència efectiva Autoritat Competent (AAI)
  • Assistència jurídica en processos penals
  • Suport financer i psicològic, cas excepcional
  • Sense perjudici d’assistència jurídica gratuïta

17. POSSIBLES MESURES DE PROTECCIÓ ALS AFECTATS

• Presumpció d’innocència
• Dret de Defensa
• Dret a accés a l’expedient
• Protecció de l’anonimat, si escau, i la confidencialitat.

18. FORMULARI DE DENÚNCIA